Backoffice-Automatisierung für den Mittelstand
Wiederkehrende Backoffice-Arbeit läuft automatisch durch. Informationen aus Ihren bestehenden Systemen werden zusammengeführt, geprüft und vorbereitet. Ihr Team übernimmt die Fälle, bei denen Erfahrung und Entscheidung gebraucht werden.
Mehr Vorgänge mit demselben Team.
Ein einzelner Use Case übernimmt rund 90 Stunden wiederkehrende Backoffice-Aufgaben pro Woche.
Zielwert eines anonymisierten Use Cases im vollständigen Betrieb. Kein allgemeines Einsparversprechen.
Code Lederhos automatisiert dafür bestehende Abläufe in ERP, CRM, E-Mail und Dokumenten.
Aus Tegernheim bei Regensburg · vor Ort in Bayern · remote in DACH
Symbolbild
Das eigentliche Problem
Fachkräfte verlieren Arbeitszeit mit Suchen, Vergleichen, Übertragen, Sortieren und wiederkehrender Routine, statt mit der Arbeit, für die ihr Wissen gebraucht wird. Im Alltag klingt das so:
Informationen liegen verteilt in E-Mail, ERP, CRM, PDFs und Ordnern.
Rechnung gegen Vertrag, Formular gegen Stammdaten, Anfrage gegen bisherigen Vorgang.
Daten wandern von Hand von einem System ins nächste.
E-Mails, Dokumente und Vorgänge werden manuell zugeordnet.
Standardfälle werden immer wieder nach denselben Regeln kontrolliert.
Genau diese Arbeit übernimmt die Automatisierung. Menschen bleiben bei Ausnahmen und Entscheidungen.
Fünf Prozesse
In fünf typischen Backoffice-Prozessen erledigt die Automatisierung Eingang und Prüfung, Ihr Team entscheidet bei Ausnahmen. Das Ergebnis landet geprüft in Ihrem System, jeder Ablauf folgt denselben vier Schritten.
Rechnungseingang
PDFs und E-Mail-Anhänge werden ausgelesen, gegen Ihre Regeln geprüft und als Buchungsvorschlag an ERP oder Buchhaltung übergeben.
Kommunikation
Eingehende E-Mails werden klassifiziert, priorisiert und mit Antwortentwurf an die zuständige Person oder ins Ticketsystem geleitet.
Dokumente
Formulare, Verträge und Belege werden erkannt, die relevanten Daten ausgelesen, auch aus Handschrift, und dem passenden Vorgang zugeordnet.
Systeme
Änderungen werden über klare Schnittstellen geprüft und zwischen ERP, CRM und DMS abgeglichen. Copy-and-paste und doppelte Pflege entfallen.
Reporting
Daten aus mehreren Quellen werden zusammengeführt, Kennzahlen berechnet und Abweichungen markiert. Die Leitung sieht, was der Prozess leistet.
Praxisbeispiele
Jede Kennzahl steht mit ihrer Einordnung direkt daneben: Projektwert, Zielwert im vollständigen Betrieb oder Modellrechnung.
Gesundheitsbranche
Projektwert
Verordnungen werden Patienten und Aufträgen im hauseigenen ERP zugeordnet. Bei Unklarheit entscheidet ein Mensch.
rund 80 % autonom zugeordnetZielwert im vollständigen Betrieb: rund 90 Std. wiederkehrende Aufgaben pro Woche
DetailsEnergiewirtschaft
Projektwert
Eingangsrechnungen werden automatisch geprüft. ERP-Daten und Excel-Listen liegen dafür in einer eigenen Datenbank.
9 Std. → 30 Min. pro TagProjektwert: 42,5 Std. pro Woche
DetailsImmobilienwirtschaft
Modellrechnung
Ein CRM nach Maß fasst Kontakte automatisch nach, erstellt Exposés und analysiert Markt und Objekt.
10 bis 20 Std. pro WocheModellrechnung, kein gemessener Vorher-Nachher-Wert
DetailsKontrollierte KI
Bei Unsicherheit stoppt das System und fragt Ihre Fachperson. Aus ihrer Lösung wird nach einem Testlauf eine neue Regel.
So arbeitet kontrollierte KI
Vorgehen
Sie wissen vorher, was Sie erhalten und was es kostet. Jede Etappe endet mit einer Abnahme gegen eine Abnahmeliste, danach entscheiden Sie über den nächsten Schritt.
Wir klären, welcher Ablauf heute Zeit kostet und welche Systeme beteiligt sind.
Ich sitze bei Ihrem Fachpersonal, schaue zu und halte Fälle, Sonderwege und Freigaben fest.
Ich baue in Ihren bestehenden Systemen. Jede Etappe prüfen wir gemeinsam gegen die Abnahmeliste.
Im Betrieb werden Zeit, Klärfälle und Eingriffe gemessen. Die Leitung sieht, was der Prozess leistet.
Ihr Ansprechpartner
Ich plane, entwickle und betreibe Ihre Automatisierung selbst. Dafür setze ich mich zu Ihrem Fachpersonal, digitalisiere zuerst die Abläufe und setze KI dort ein, wo sie Nutzen bringt.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Antworten vor dem Erstgespräch. Weitere Fragen beantwortet die FAQ-Seite, Hintergründe liefert der Backoffice-Leitfaden.
Wiederkehrende Abläufe mit klaren Eingaben und Ergebnissen: Rechnungseingang, E-Mail- und Ticket-Routing, Dokumentenerfassung, Datenabgleich zwischen Systemen und Reporting. Den Ausschlag geben Volumen, Fehleranfälligkeit und der heutige manuelle Aufwand.
Ja. Ihre Systeme bleiben führend. Die Automatisierung verbindet sie über Schnittstellen und arbeitet im Hintergrund, Ihr Team arbeitet weiter mit den Programmen, die es kennt.
Mit einem kostenlosen Erstgespräch von 30 Minuten. Sie wissen vorher, was Sie erhalten und was es kostet. Die Prozessaufnahme mit Ihrem Fachpersonal dauert etwa 2 bis 4 Stunden, ist im Auftrag enthalten und ersetzt eine separate Machbarkeitsstudie.
Ja. Bei Unsicherheit stoppt das System und gibt den Fall mit Begründung an die zuständige Fachperson. Zahlungen, Buchungen und andere kritische Schritte laufen über Freigaben, und jede Aktion steht im Audit-Log.
Vor dem Start werden Durchlaufzeit, manuelle Eingriffe, Klärfälle und Bearbeitungsaufwand erfasst. Im Betrieb werden dieselben Werte weiter gemessen, so sieht die Leitung, wie viel Zeit der Prozess tatsächlich spart.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie kurz Prozess, Volumen und beteiligte Systeme. Beide Wege landen direkt bei mir.
Lieber sprechen
Direkt mit Stanislaw. Ich prüfe mit Ihnen, ob Prozess, Datenlage und erwarteter Hebel für eine Automatisierung passen.
Lieber schreiben
Schreiben Sie, was heute manuell passiert, wie oft der Vorgang vorkommt und welche Systeme beteiligt sind.